du 15.05.2019
(Entrée en vigueur le 15.05.2019)
PRÉAMBULE
Le présent règlement a pour but de préciser les droits et obligations des clients et des collaborateurs de l’Etude PONCET TURRETTINI, Avocats (ci-après : « l’Etude ») concernant la protection de leurs données à caractère personnel.
CHAPITRE I – DISPOSITIONS INTRODUCTIVES
Article 1
But
Le présent règlement a pour but de régir la protection des données à caractère personnel des clients et des collaborateurs de l’Etude.
Article 2
Définition des données à caractère personnel
On entend par « données à caractère personnel » : toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable, à savoir qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychologique, économique, culturelle ou sociale.
Article 3
Champ d’application matériel
Le présent règlement s’applique au traitement des données à caractère personnel en possession de l’Etude.
CHAPITRE II – CONSENTEMENT DES PERSONNES CONCERNÉES
Article 4
Consentement du client
En confiant l’exécution d’un mandat à l’Etude, le client consent au traitement des données à caractère personnel le concernant.
Article 5
Consentement des employés
- En concluant un contrat de travail, les employés de l’Etude consentent au traitement des données à caractère personnel les concernant.
- Chaque ancien employé peut en tout temps retirer son consentement au traitement des données à caractère personnel par une déclaration écrite, sous réserve des données dont la loi impose la conservation et/ou le traitement.
CHAPITRE III – DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE
Article 6
Droit à l’information
- Sous réserve du secret professionnel, lorsque des données à caractère personnel relatives à une personne concernée sont collectées auprès de cette personne ou d’un tiers, le responsable du traitement fournit, sur demande, à la personne concernée les informations liées à ces données, notamment l’identité et les coordonnées du responsable du traitement, les coordonnées du responsable à la protection des données, les finalités du traitement auquel sont destinées les données à caractère personnel, les destinataires des données à caractère personnel s’ils existent, la durée pendant laquelle les données seront conservées ainsi que les droits prévus par la personne concernée, en particulier le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
- Sous réserve du secret professionnel, lorsque les données à caractère personnel ne sont pas collectées auprès de la personne concernée, cette dernière a, sur demande, le droit de connaître la source d’où proviennent ces données et, le cas échéant, une mention indiquant qu’elles sont issues ou non de sources accessibles au public.
Article 7
Droit d’accès
Sous réserve du secret professionnel, la personne concernée a, sur demande, le droit d’obtenir l’accès aux données à caractère personnel la concernant ainsi que les informations liées à ces données, notamment les droits mentionnés à l’article 6 al. 1 du présent règlement.
Article 8
Droit de rectification
- La personne concernée a le droit d’obtenir la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes.
- La personne concernée a le droit d’obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées.
Article 9
Droit à l’effacement et à la limitation du traitement
La personne concernée pourra solliciter une limitation du traitement des données à caractère personnel la concernant ou leur effacement dans les limites des obligations professionnelles des avocats et pour autant que la législation applicable le prévoit.
CHAPITRE IV – OBLIGATIONS DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT
Article 10
Responsable du traitement et Comité
- L’Etude a désigné un Comité responsable des questions relatives aux traitements des données composé d’avocats, d’un responsable administratif et d’un informaticien.
- Le responsable du traitement détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.
- Le responsable du traitement désigné par l’Etude met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour s’assurer de respecter la protection des données à caractère personnel.
- Le responsable du traitement effectue les communications nécessaires fondées sur le présent règlement.
Article 11
Sous-traitants
L’Etude fait appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées.
CHAPITRE V – STOCKAGE DES DONNÉES
Article 12
Lieu de stockage des données
Les données à caractère personnel des clients de l’Etude sont stockées en Suisse, dans un système informatique sécurisé et/ou dans des documents physiques situés dans des espaces protégés.
Article 13
Durée de stockage des données
Les données à caractère personnel seront gardées par l’Etude pendant une durée de 10 ans.
CHAPITRE VI – DISPOSITIONS FINALES
Article 14
Entrée en vigueur du présent règlement
Le présent règlement adopté par les associés de l’Etude PONCET TURRETTINI, Avocats, le 15.05.2019 entrera en vigueur le 15.05.2019.